DÉPARTEMENT VIRTUEL DES RH – GÉRER LE RENDEMENT DE L’EMPLOYÉ : MESURES DISCIPLINAIRES ET CESSATION D’EMPLOI

Mesures disciplinaires et cessation d’emploi – Documents

Département virtuel des RH

Gérer le rendement de l’employé

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Si un employé a régulièrement des problèmes de comportement ou de rendement, un employeur doit parfois mettre en place un programme de mesures de discipline pour lui montrer que ce n'est pas acceptable. Si l'employé qui a reçu une mesure corrective ou disciplinaire ne fait rien pour améliorer son comportement ou corriger l'incident, il peut risquer que sont contrat soit résilié.
 
Il ne faut pas décider trop rapidement d'imposer des mesures disciplinaires ou une cessation d'emploi; en effet, celles-ci ont un effet profond sur l'employé en question et sur ses pairs/collègues. Ce type de mesures peut également avoir des conséquences juridiques si elles sont ne sont pas justifiées et qu'elles n'ont pas été enregistrées dans le dossier et appliquées correctement.

Les outils présentés sur ce site Web vous offrent des conseils et indiquent les étapes à suivre pour résilier le contrat d'un employé. Mais si la situation se présente, nous vous recommandons vraiment de demander l'avis de spécialistes dans le domaine juridique. Ils pourront vous dire si ce qui s'est passé mérite vraiment une cessation d'emploi. Ce site Web ne vaut pas l'avis d'un avis professionnel.
 
Les normes sur les préavis et indemnités de licenciement changent d'une province à l'autre; vous devriez donc vous assurer que vous êtes en conformité avec les règlements et lois de votre province. La section Ressources et liens de ce site Web présente des liens vers les sites Web de plusieurs gouvernements provinciaux.
 
Mesures disciplinaires

En général, deux types de situations entraînent des mesures disciplinaires – le comportement de l'employé (conduite, violation de la politique de l'entreprise, etc.) et un mauvais rendement constant. La section Gérer le mauvais rendement de ce site Web vous offre des outils pour vous aider à superviser des employés qui ont un mauvais rendement.
 
On utilise souvent des mesures disciplinaires progressives pour un problème de comportement ou de rendement. Ces mesures comprennent plusieurs étapes, de plus en plus sérieuses, pour répondre à des problèmes de conduite qui reviennent régulièrement ou à un mauvais rendement constant.
 
La nature des entretiens disciplinaires est très sensible; il faut donc les traiter avec beaucoup de tact et d'attention. Le guide Gérer le mauvais rendement présenté sur ce site Web explique comment préparer et mener un entretien si un employé a un mauvais rendement. Mais on peut aussi utiliser ces idées et la même façon de faire quand on doit avoir un entretien disciplinaire; nous vous conseillons donc de lire ce guide avant d'avoir une discussion de ce genre avec un employé.
 
Un programme de mesures disciplinaires progressives comporte en général les étapes graduelles suivantes :

  • L'avertissement verbal – pour des problèmes peu importants ou dès qu'il y a un problème (rendement, retard, absentéisme, entretien, tenue vestimentaire, etc.), on parle avec l'employé pour s'assurer qu'il comprend que son comportement est inacceptable et doit être corrigé. Cette discussion n'est en général pas notée dans le dossier – si c'était le cas, l'employé devrait signer une copie des notes prises ou d'un Formulaire d'accompagnement et de communication verbale. Dans ce cas, le supérieur hiérarchique note juste la conversation pour s'en servir comme référence, au cas où le problème continuerait. Si le problème est plus sérieux et que ce type de situation est déjà arrivé dans le passé, on peut décider d'enregistrer par écrit, officiellement, l'avertissement verbal. Il faut être cohérent dans la façon d'imposer des mesures disciplinaires : soyez sûr(e) que vous utilisez les mêmes mesures pour régler le même genre de problèmes.
  • Avertissement écrit – pour des problèmes plus sérieux (insubordination mineure, conflit avec un autre employé, etc.) et des problèmes durables qui ont déjà conduit à un avertissement verbal, on donne à l'employé une lettre d'avertissement officielle. Il est bon d'avoir un entretien avec lui pour discuter de ce problème. On s'assure ainsi qu'il reconnaît que la situation est assez sérieuse pour que la réprimande officielle soit inscrite dans son dossier. En plus de faire signer la lettre d'avertissement à l'employé, ce qui montre qu'il a compris la gravité de la situation, on conseille que l'employeur et l'employé remplissent et signent un Formulaire d'accompagnement et de communication verbale (ou des notes détaillées). Le formulaire et une copie de la lettre d'avertissement, tous deux signés par l'employé, devraient être inscrits dans son dossier.
  • Suspension – de temps en temps, des incidents et des problèmes nettement plus graves (insubordination, dommages infligés aux biens de l'entreprise, utilisation de courriels ou de l'Internet pour télécharger ou visionner des documents pornographiques, etc.) et des problèmes constants de gestion du rendement demandent des mesures disciplinaires plus sérieuses, mais ils ne sont pas assez graves pourtant pour mettre fin au contrat de l'employé. Dans ce cas, la suspension sans paye d'un employé pour une période précise (p. ex., 1, 3 ou 5 jours) montre très clairement que son comportement ou le fait qu'il n'est pas capable de produire le rendement qu'on attend de lui n'est pas acceptable et préoccupe beaucoup l'entreprise. Avoir recours à une suspension pour un premier incident est une sanction importante et il faut dans ce cas rester très prudent.

En général, la suspension sert à la fois de sanction et d'avertissement final. Elle cherche à faire comprendre à l'employé que son contrat sera résilié s'il continue à se comporter comme cela ou si son rendement ne s'améliore pas tout de suite, malgré les essais pour l'accompagner et l'aider à s'améliorer. Il faut lui annoncer la suspension pendant un entretien personnel mais aussi par écrit. Il est recommandé de plus de faire signer à l'employé la lettre de suspension ou d'avertissement qu'on lui a donnée, ce qui montre qu'il a compris la gravité de la situation; un formulaire d'accompagnement et de communication verbale (ou des notes détaillées) peut être rempli et signé par l'employeur et par l'employé. Le formulaire et une copie de la lettre de suspension ou d'avertissement, tous deux signés par l'employé, devraient être inscrits dans son dossier.
 
Il est préférable, si possible, qu'une suspension d'une ou trois journées n'inclue pas un vendredi ou un lundi. Ainsi, l'employé ne « bénéficie » pas d'une longue fin de semaine. Il est aussi souhaitable qu'une suspension de cinq jours soit appliquée « à cheval » sur une fin de semaine. Cela signifie qu'elle n'inclue qu'une fin de semaine, et non 9 jours de suite, ce qui se produirait si elle avait lieu d'un lundi à un vendredi.
 
On peut recommencer l'étape de la suspension du programme de mesures disciplinaires progressives si l'employé reçoit une sanction d'une ou trois journées. Si la situation, ou une situation similaire, se reproduit, on peut décider de donner une sanction de cinq jours; ce sera alors la mesure disciplinaire finale avant la cessation d'emploi. 

  • Cessation d'emploi – La cessation d'emploi peut être appropriée et justifiée dans certains cas : pour les incidents les plus graves (fraude, vol, violence, etc.), pour des problèmes qui reviennent régulièrement et qui ont déjà reçu une suspension et, enfin, si la procédure de gestion du rendement n'est pas arrivée à produire l'amélioration qui était demandée. Si vous pensez peut-être résilier le contrat d'un employé cessation, nous vous conseillons de lire les informations supplémentaires présentées ci-dessous.

Dans le Gestionnaire de documents, vous trouverez des modèles de lettres d'avertissement portant sur le rendement et la suspension, ainsi qu'un modèle de Formulaire d'accompagnement et de communication verbale.
 
Cessation d'emploi

La décision de résilier un contrat de travail est très sérieuse et devrait être considérée avec une grande prudence. Il faut en effet s'assurer que la décision est fondée, justifiée et appuyée par des documents écrits. Il est recommandé de demander l'avis juridique/d'un professionnel pour confirmer que les faits et les circonstances méritent la décision de résilier un contrat de travail. Il faut aussi vérifier si le contrat est résilié A juste titre ou s'il faut remettre à l'employé un préavis et des indemnités de licenciement. Les normes sur les préavis et indemnités de licenciement varient d'une province à l'autre; vous devriez par conséquent vous assurer que vous répondez aux normes minimales.
 
La section Ressources et liens de ce site Web présente des liens vers les sites Web de plusieurs gouvernements provinciaux.