DÉPARTEMENT VIRTUEL DES RH – FORMATION ET PERFECTIONNEMENT : ÉVALUATION DES BESOINS

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Formation et perfectionnement

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Les écarts de rendement ne découlent pas toujours d'un manque de compétences et de connaissances, et la formation n'est pas toujours la solution qui convient pour obtenir l'amélioration du rendement souhaitée. Il est possible que des employés ne comprennent peut-être pas ce qu'on attend d'eux dans leur travail parce que leur supérieur hiérarchique ne leur a pas communiqué ces attentes. Il se peut aussi que les obstacles au rendement soient dus, par exemple, à la configuration de l'usine, aux procédures de manutention des matériaux ou la qualité de l'équipement et des matériaux. Dans ces cas-là, il y a peu de chance que ces problèmes soient résolus en donnant une formation aux employés chargés d'effectuer le travail.
 
Si on remarque que c'est l'employé qui ne sait pas bien utiliser l'équipement ou manipuler les produits ou les matériaux et qu'il crée ainsi des problèmes de qualité ou qu'il produit des rebuts, il est alors possible d'améliorer son rendement grâce à la formation.
 
Si on introduit de nouveaux systèmes ou équipement, on peut s'attendre à ce que les employés n'aient pas les compétences ou les connaissances nécessaires pour s'en servir correctement – dans ce cas, il est clair qu'il faut les former.
 
L'évaluation des besoins révèle les écarts de rendement et la nécessité éventuelle d'avoir recours à la formation pour combler ces écarts. On effectue une évaluation des besoins avant tout pour déterminer les raisons qui sont à l'origine du faible rendement; déterminer si une formation est nécessaire; déterminer le contenu et la portée de la formation; déterminer ce qu'on attend du programme de formation; et produire les documents et une analyse de rentabilisation pour s'assurer du soutien de la direction et de l'allocation budgétaire nécessaire.
 
L'évaluation des besoins en formation peut aller du « assez simple » au « très complexe ». Plus l'organisation est grande, plus les besoins en formation ont tendance à être complexes, puisqu'il y a en général plus d'employés, plus de départements et souvent une gamme plus étendue d'équipement ou de procédés. Comme pour d'autres sections de ce site Web, vous pouvez trouver des idées de programmes sur l'évaluation des besoins présentées de façon assez simple et directe. Ces idées vous offriront des informations que vous pourrez utiliser sans avoir beaucoup de temps ni de ressources pour vous en occuper.
 
Il y a deux principaux domaines à étudier dans une évaluation des besoins - l'organisation et les employés.
 
Analyse de l'organisation

L'analyse de l'organisation examine les principaux problèmes et impacts organisationnels, afin de déterminer les besoins globaux en formation. L'analyse de l'organisation devrait porter sur les éléments suivants :

  • Les changements réglementaires, juridiques ou environnementaux (santé et sécurité, droits de la personne, harcèlement au travail)
  • Les conditions économiques (des licenciements imminents, ce qui signifie que les employés qui restent devront être capables d'exécuter davantage de tâches, des gammes de produits nouvelles ou plus nombreuses, c'est-à-dire, par extension, de nouveaux procédés à suivre)
  • Les données démographiques sur la main-d'oeuvre et sa disponibilité (les compétences du bassin de candidats, les obstacles de la langue ou de la culture)
  • Les investissements prévus en matière de technologie ou d'automatisation (qui demandent de nouvelles compétences pour s'en servir)
  • Les objectifs organisationnels (qualité du produit, service à la clientèle, efficacité)
  • L'importance que la direction accorde à la formation et la disponibilité du budget (la conviction que la formation va aider, et l'argent disponible pour payer les programmes de formation).

Il existe beaucoup de sources d'informations possibles, parmi lesquelles : des plans stratégiques, des énoncés de mission, la mesure du rendement, de la productivité et de la qualité; le plan budgétaire lié à l'usine et l'équipement, etc. Quand vous examinerez ces éléments, vous pourrez déterminer les domaines qui peuvent avoir besoin de projets de formation, qui peuvent s'adresser à un seul ou à quelques employés à peine, ou alors à l'ensemble des effectifs.
 
L'analyse individuelle

L'analyse individuelle porte sur la façon dont chaque employé effectue son travail et aide à déceler les employés qui ont besoin de formation, et de quelle formation il s'agit. L'analyse individuelle devrait se pencher sur les éléments suivants :

  • Les nouveaux employés (l'inventaire des compétences au moment de l'embauche, par rapport aux compétences que l'entreprise estime qu'ils doivent avoir pour effectuer leur travail)
  • Les évaluations de rendement (quels domaines, d'après l'organisation, demandent une amélioration)
  • Des écarts de rendement spécifiques par rapport aux normes de rendements établies, qui sont dus au manque de compétences
  • La mesure d'éléments comme la productivité, la qualité, les déchets, les accidents et blessures
  • Les entretiens avec les employés et les superviseurs/cadres (ce que ces derniers estiment que l'employé a besoin d'apprendre pour mieux travailler)
  • Les sondages réalisés auprès des employés (qui peuvent offrir des informations sur les besoins en formation pour des membres particuliers de la direction).

Il est probable qu'une analyse complète des éléments relatifs à l'organisation et à chaque employé révèle qu'il existe plus d'un type de besoin en formation. Les besoins devraient alors être classés par ordre de priorité, en fonction de l'effet possible de la formation, l'importance de combler l'écart, les impératifs du calendrier et les dates butoirs pour mener à bien la formation (dans le cas d'un nouveau type d'équipement ou de conformité juridique) et les fonds disponible pour mettre en place les programmes de formation.
 
On peut établir, puis instaurer, les plans de formation à partir des priorités et du budget disponible. Nous vous recommandons de consulter la section Calcul du rendement des investissements en formation de ce site Web pour en savoir plus sur la façon de mesurer le succès et les effets de vos activités de formation.